房屋平面图或户型图：标注房间面积和功能
首次联系新风系统服务商前，最重要的准备工作是提供房屋的平面图或户型图。您需要标注各房间的面积和使用功能，例如客厅、卧室、厨房、卫生间等，同时标明哪些区域是主要活动区，哪些是污染源（如厨房、卫生间）。这些信息有助于服务商初步判断所需新风量、风口位置和管道走向。对于新房装修阶段同步安装的情况，还需要说明装修进度，尤其是吊顶施工的时间节点，因为管道铺设必须在吊顶封闭前完成。
如果房屋已经装修完毕，平面图同样重要。服务商可以根据图纸评估明装管道的可行路径，以及主机安装位置是否具备条件。例如，90平米的已装修住宅，通常需要一台风量在250-350立方米/小时的主机，管道可采用局部吊顶或沿墙角明装。提供准确的房间面积和功能分区，能避免后续勘测时反复沟通，提高效率。
现场照片或视频：拍摄管道走向、主机位置等
除了平面图，现场照片或视频也是远程勘测的关键资料。请拍摄各个房间的现状，尤其注意天花板、墙面和梁柱的结构，以及现有管道、空调、电线等障碍物的位置。对于可能安装主机的区域（如阳台、厨房吊顶、设备间），需要拍摄多角度照片，展示空间尺寸和进出风条件。管道走向是另一个重点：拍摄天花板边缘、墙角等位置，帮助服务商判断管道敷设路线和密封处理方案。
在已入住房屋中，现场照片还能反映装修风格和家具布局，避免设计的风口位置与家具冲突。例如，送风口应避开床头、沙发正上方，排风口应设在厨房、卫生间等污染源附近。同时，拍摄现有的通风口、窗户位置，有助于评估自然通风条件。如果管道需要穿墙或穿梁，照片中应清晰显示墙体材质和厚度，以便服务商提前准备开孔工具和密封材料。
明确安装时间要求和预算范围
明确安装时间要求和预算范围，是服务商排期和推荐配置的直接依据。请告知您期望的安装完成时间，例如是否在某个节日或入住前必须完工。对于已入住房屋，安装时间还需考虑施工对日常生活的影响，比如是否允许白天施工、是否需要周末施工等。预算范围则决定了设备档次和功能配置：以90平米已装修房屋为例，预算1.5-2万元通常可以选配中端全热交换新风主机，包含明装管道和基础安装费用。
预算沟通时，除了设备费用，还需考虑管道材料、风口、控制器、安装人工、调试以及可能的改造费用。例如，明装管道需要增加装饰罩或局部吊顶，这些都会影响总价。服务商会根据您的预算调整配置方案，如选用基础型过滤器代替高效过滤器，或简化智能控制功能。同时，明确时间要求有助于服务商合理安排勘测、设计、备货和施工环节，避免因排期紧张而影响安装质量。
列出特殊需求清单：噪音、能耗、智能控制等
特殊需求清单是确保新风系统满足个性化体验的关键。如果您对噪音敏感，需要明确要求主机噪音低于35分贝，并选择低噪音型号或增加隔音措施。能耗方面，可要求选用直流变频电机或全热交换芯体，以降低运行电费。智能控制需求包括手机APP远程控制、与智能家居系统联动、空气质量监测与自动调节等。另外，过滤器类型（如HEPA高效过滤、活性炭除味）和更换周期也需提前沟通。
除了上述需求，还可以考虑一些细节：是否需要防雨百叶风口、是否要求管道抗菌涂层、是否需要预留检修口等。例如，风口布局的合理性直接影响通风效果，送风口应设在主要活动区，排风口应靠近污染源，避免形成短路。服务商会根据您的特殊需求推荐合适型号，并给出相应的配置方案和报价。将所有这些信息整理成清单，在首次沟通时一并提供，就能获得一份针对性强的初步方案和后续确认事项。