安装方案图纸和设备清单：保存原始设计和报价

新风系统安装完成后，您会收到一套安装方案图纸，包括管道走向、主机位置、风口布局等详细设计，以及一份设备清单与报价，列明主机、管道、风口、过滤器等所有设备和材料的型号、数量及费用。这两份资料是系统的原始设计依据和成本凭证，建议第一时间核对图纸是否与现场一致、报价中的设备和数量是否准确，确认无误后签字存档。归档时可以将图纸和报价单放入同一个文件夹或档案袋，标注项目名称和安装日期，便于日后查找。

例如，某住宅项目安装时，图纸标注了主机吊装在卫生间吊顶内，管道沿走廊和卧室顶部布置，三个卧室各设一个送风口，客厅设回风口。现场施工完全按照图纸执行，验收时业主对照图纸检查了风口位置和管道走向，确认无误。后续如需增加房间或调整布局，这份图纸就是改造的重要参考。设备清单则记录了品牌型号和数量，保修期内更换配件时可以直接凭清单联系供应商。

验收报告：记录风量、噪音、过滤效果测试数据

安装调试完成后，服务方会进行性能测试并出具验收报告，记录风量、噪音、过滤效果等关键指标。风量测试会测量每个风口的风速和总送风量是否达到设计值，噪音测试在主机和风口处进行，通常要求不超过40分贝，过滤效果通过检测PM2.5等颗粒物浓度来评估。这些数据是系统性能的基准，也是后续维护和故障排查的对比依据。建议将验收报告与安装图纸放在一起保存，并在首页标注测试日期和测试人员签名。

例如，某办公室项目验收时，测得总送风量为设计值的95%，各风口风速均匀，噪音均在35分贝以下，过滤效率达到99%。业主签字确认后，将报告归档。半年后系统出现风量下降，运维人员调出验收报告对比，发现风机转速异常，及时更换了电机。如果没有这份基准数据，就很难判断问题出在哪里。因此验收报告不仅要保存原件，最好扫描电子版备份，方便随时调阅。

使用维护手册：操作说明、维护周期、联系方式

使用维护手册通常包含系统操作说明、维护周期表、常见故障处理步骤和服务联系方式。操作说明会介绍控制面板的使用方法、模式切换（如全热交换、旁通模式）、滤网更换提醒等。维护周期表会列出不同部件的维护频率，例如初效过滤器每3个月清洗或更换，高效过滤器每6-12个月更换，热交换芯每2-3年清洗或更换。常见故障处理部分会指导用户自行排查简单问题，如风量小、噪音大、有异味等。这份手册是日常使用的核心参考资料，建议放在新风系统控制器附近，方便随时查阅。

同时，手册中的联系方式是您与服务方沟通的桥梁。当遇到无法自行处理的问题时，可以拨打服务电话预约检修。建议将服务方的电话、微信等联系方式存入手机通讯录，并在手册扉页标注紧急联系人。另外，可以关注服务方的微信公众号或小程序，获取电子版手册、在线报修和保养提醒服务。将手册与其他资料分开保存，或者制作一个简易索引，标注各章节所在页码，能提高查找效率。

维护记录卡：记录每次维护时间和内容

维护记录卡是追踪每次维护时间、内容和更换部件的凭证。建议每次维护后，由服务人员或您自己填写维护日期、操作项目（如清洗滤网、更换滤芯、检查电机）、更换的配件型号和数量、维护人员签名，并简要记录系统运行状态。例如，2024年3月15日更换了初效过滤器，型号为相关-100，数量2个，运行风量正常。长期积累下来，记录卡就能反映系统的维护历史和性能变化趋势。

维护记录卡可以单独装订成册，也可以与使用手册合并放置。建议每张记录卡按时间顺序排列，并定期（如每年年底）整理一次，汇总当年的维护次数、更换配件清单和费用。当系统出现故障时，这些记录能帮助技术人员快速判断问题根源。例如，如果记录显示滤网已连续超期使用，风量下降可能就是滤网堵塞所致。同时，记录卡也是保修期内维保凭证，某些配件更换后保修期重新计算，需要保留记录以享受质保服务。将维护记录与安装图纸、验收报告等资料放在一起，形成一个完整的资料档案盒，就能轻松应对日常使用和后续维护需求。